공문서작성법 | 날짜·항목 번호·붙임·끝 표시까지 한 번에

공문서작성법의 핵심은 날짜는 2026. 11. 6.처럼 온점으로, 시각은 15:05처럼 24시각제로 쓰는 거예요.
항목은 1., 가., 1) 순서로 나누고, 첨부가 있으면 본문 끝에 붙임을 적은 뒤 마지막에 끝을 표시합니다.

공문서작성법, 먼저 공문서가 무엇인지부터 알아요

공문서는 행정기관이 일 때문에 만들어 보낸 문서와 행정기관이 받은 모든 문서를 말해요.
종이 문서뿐 아니라 사진, 디스크, 전자문서도 포함됩니다.

공문서는 '관공서끼리 주고받는 정식 편지'라고 생각하면 쉬워요. 편지에 받는 사람, 내용, 보낸 사람이 있듯 공문서에도 정해진 자리가 있습니다.

종류는 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서로 나뉘어요.
법규문서는 법률·조례·규칙 같은 문서이고, 지시문서는 훈령·지시처럼 아래 기관에 일을 시키는 문서, 공고문서는 고시·공고처럼 일반에게 알리는 문서입니다. 실제 서식은 공문 양식에서 바로 확인할 수 있어요.

공문서 날짜와 시간 쓰는 법, 글자를 빼고 숫자만 써요

날짜는 연·월·일 글자를 빼고 온점으로 표시해요.
시각은 24시각제 숫자로 쓰고 시·분 글자를 빼서 쌍점으로 구분합니다.

날짜2026. 11. 6.2026년 11월 6일의 공문서 표기, 끝에도 온점을 찍어요

시각15:05오후 3시 5분의 공문서 표기, 오전·오후 글자는 쓰지 않아요

예시 1 · 회의 안내 공문을 쓰는 지은 씨 (가정)회의가 2026년 12월 3일 오후 2시 30분이라면 공문에는 2026. 12. 3. 14:30으로 적어요.
오후 2시는 12시간을 더해 14시가 되니 14:30이 됩니다.

숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자로 써요.
용지는 일반적으로 가로 210mm, 세로 297mm 크기를 쓰고, 글은 가로로 씁니다. 회의 안내처럼 자주 쓰는 문서는 회의록 양식과 함께 보면 날짜 표기를 맞추기 쉬워요.

공문서 항목 번호 순서, 1.부터 ㉮까지 정해져 있어요

내용을 둘 이상으로 나눌 때는 항목 기호를 정해진 순서로 써요.
상위부터 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮ 순서입니다.

첫 번째 단계는 1.가장 큰 덩어리를 1., 2., 3.으로 나눠요.

두 번째 단계는 가.1. 안에서 다시 나눌 때는 가., 나., 다.를 써요.

세 번째 단계는 1)가. 안에서 나눌 때는 1), 2), 3)을 써요.

그다음은 가) → (1) → (가) → ① → ㉮더 깊이 나눠야 할 때만 이어서 써요.

항목 번호는 '책의 장·절·항'과 같아요. 큰 제목부터 작은 제목까지 기호만 봐도 어느 단계인지 알 수 있게 하는 약속입니다.

필요하면 □, ○, -, ㆍ 같은 특수기호도 항목 기호로 쓸 수 있어요.
업무 계획을 정리하는 문서라면 사업계획서 양식이나 업무일지 양식에서 같은 방식으로 단계를 나눠 보세요.

공문서 문서 번호와 기안문 구성, 두문·본문·결문이에요

기안문은 두문, 본문, 결문 세 부분으로 이뤄져요.
두문은 행정기관명과 수신란, 본문은 제목·내용·붙임, 결문은 발신 명의와 결재 서명, 번호와 날짜, 기관 연락처를 담습니다.

문서 번호는 결문에 들어가는 생산등록번호와 접수등록번호예요.
우리 기관이 만든 문서는 생산등록번호, 받은 문서는 접수등록번호를 쓰고, 시행일이나 접수일도 함께 적습니다.

예시 2 · 보고서를 올리는 민수 씨 (가정)본문에는 제목과 내용을 쓰고 보고서 파일을 붙임으로 달면 돼요.
결문에는 결재권자의 직위와 서명, 시행일을 넣습니다. 지출 결재 문서라면 지출결의서 양식과 비교해 보면 구성이 눈에 들어와요.

공문서 수신란 쓰는 법, 내부결재와 여러 수신자는 달라요

수신자가 없는 내부결재 문서는 수신란에 내부결재라고 적어요.
수신자가 있으면 수신자명을 적고, 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관을 표시합니다.

내부결재내부결재수신자가 없을 때 수신란에 그대로 적어요

외부 시행수신자 (처리 부서)수신자명 뒤 괄호 안에 업무를 처리할 부서를 적어요

수신자 여러 명수신자 참조두문 수신란에 쓰고, 결문 발신 명의 다음 줄에 수신자란을 둘 수 있어요

기관이 분명하지 않으면 ○○업무담당과장처럼 적을 수 있어요.
회사 안에서 쓰는 문서도 같은 방식을 참고하면 편해서, 인수인계서 양식이나 사유서양식의 수신란을 채울 때 도움이 됩니다.

공문서 붙임과 끝 표시, 마지막 글자에서 한 칸 띄워요

첨부물이 있으면 본문 내용이 끝난 다음 줄에 붙임을 쓰고 첨부물 이름과 수량을 적어요.
첨부물이 둘 이상이면 항목 번호 형식을 그대로 적용합니다.

붙임 줄 쓰기본문이 끝난 다음 줄에 붙임을 쓰고 이름과 수량을 적어요. 예: 붙임 공문서 작성 점검표 1부.

끝 표시하기본문이나 붙임의 마지막 글자에서 한 글자 띄운 뒤 끝을 써요.

줄 끝에 닿으면 다음 줄로마지막 글자가 오른쪽 한계선에 닿으면 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 글자 띄워 끝을 써요.

표로 본문이 끝날 때는 달라요. 표의 마지막 칸까지 채웠으면 표 아래 왼쪽 기본선에서 한 글자 띄워 끝을 쓰고, 표 중간에서 멈추면 끝 대신 마지막 작성 칸 다음 칸에 이하 빈칸을 적어요.

붙임 파일이 이력서나 소개서처럼 개인 서류라면 이력서 양식과 자기소개서 양식도 함께 챙겨 두세요.

공문서 문장 쓰는 법, 쉽고 간결하게 써요

문서는 국어기본법에 맞게 한글로 쓰고, 뜻이 헷갈릴 때만 괄호 안에 한자나 외국어를 함께 적어요.
문장은 간결하고 명확하게 쓰고, 널리 쓰이지 않는 약어와 전문용어는 피합니다.

공문서는 '처음 보는 사람도 한 번에 읽는 글'이어야 해요. 우리끼리 쓰는 줄임말은 편지에 쓰는 사투리처럼 받는 사람이 못 알아볼 수 있습니다.

예시 3 · 안내문을 고치는 하나 씨 (가정)'가이드라인'이라고 쓴 문장을 '기준'이나 '지침'으로 바꾸고, '매뉴얼'은 '설명서'나 '안내서'로 바꿔요.
쉬운 우리말로 바꾸면 받는 사람이 다시 묻는 일이 줄어듭니다.

2장 이상인 문서 중 허가·인가·등록처럼 법적 효력이 걸린 문서나 사실관계 증명 문서는 쪽 번호나 발급번호를 표시하거나 간인을 해야 해요.
계약서처럼 여러 장이 되는 문서는 근로계약서 양식과 임대차계약서 양식에서 쪽 번호 위치를 확인해 보세요.

공문서 서식과 보존, 법으로 정하는 것이 있어요

국민의 권리·의무와 직접 관련된 기재사항이나 인가·허가·승인 같은 민원 서식은 원칙적으로 법령으로 정해요.
그래서 이런 서식은 마음대로 바꾸지 않고 정해진 서식을 그대로 씁니다.

보존기간도 임의로 정하는 값이 아니에요.
기록관리기준표에서 업무 단위별로 업무 설명, 보존기간과 그 책정 사유, 공개 여부, 접근 권한을 정해 기록관리시스템에서 관리합니다.

자주 묻는 질문

공문서 날짜는 어떻게 쓰나요?

연·월·일 글자를 빼고 온점으로 적어요. 2026년 11월 6일은 2026. 11. 6. 으로 씁니다.

공문서 시간에 오전·오후를 써도 되나요?

오전·오후 대신 24시각제 숫자로 쓰고 쌍점으로 구분해요. 오후 3시 5분은 15:05 입니다.

공문서 항목 번호 순서는 어떻게 되나요?

상위부터 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮ 순서로 써요.

내부결재 공문의 수신란에는 무엇을 적나요?

수신자가 없는 내부결재 문서는 수신란에 내부결재라고 적어요.

표로 끝나는 공문서에도 끝을 써야 하나요?

표의 마지막 칸까지 채웠으면 표 아래에 한 글자 띄워 끝을 쓰고, 표 중간에서 멈추면 끝 대신 다음 칸에 이하 빈칸을 적어요.

공문서 쓴 다음에 이어서 볼 문서들이에요

공문서를 정리했다면 자주 같이 쓰는 문서도 바로 이어서 준비해 보세요.
양식을 미리 열어 두면 날짜·번호 표기를 한 번에 맞출 수 있습니다.