공문 양식 | 두문·본문·결문 쓰는 순서와 회사 공문 작성 예시

공문 양식은 두문, 본문, 결문 세 덩어리로 나뉘고, 본문 안에 제목·내용·붙임을 차례로 써요.
본문이 끝나면 마지막 글자 뒤 한 칸을 띄우고 "끝"을 적으며, 회사 공문은 받는 곳의 제출 안내에 맞춰 조정합니다.

공문서양식, 행정기관이 쓰는 문서가 기준이에요

법령에서 말하는 공문서는 행정기관이 공무상 작성하거나 시행하는 문서, 그리고 행정기관이 받은 모든 문서예요.
이 기준은 중앙행정기관, 그 소속기관, 지방자치단체, 군 기관의 행정업무에 적용됩니다.

공문 양식은 '편지 봉투와 편지지 규칙'이라고 생각하면 쉬워요. 누구에게(수신), 무엇에 관해(제목), 어떤 내용을(본문), 누가 보냈는지(결문)를 정해진 자리에 적는 약속입니다.

법정 공문서는 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서 여섯 종류로 나뉘어요.
업무 협조 요청이나 통보 같은 일상 업무 문서를 쓸 때 이 분류를 알고 있으면 편합니다.

양식 자체를 처음 잡을 때는 공문서작성법부터 훑고, 문서 종류에 맞게 품의서 양식이나 경위서 양식으로 갈라 쓰면 편해요.

공문 양식 구성, 두문·본문·결문 순서로 써요

행정기관의 기안문은 두문, 본문, 결문으로 구성해요.
시행문도 같은 구성을 따르고, 둘 다 별지 제1호서식으로 작성할 수 있습니다.

두문에 기관명과 수신 쓰기맨 위에 행정기관명을 적고 수신란에 받는 곳을 써요.

본문에 제목과 내용 쓰기제목은 간결하고 분명하게 쓰고, 내용은 항목을 나눠 차례로 적어요.

첨부가 있으면 붙임 쓰기내용이 끝난 줄 다음 줄에 "붙임"을 쓰고 첨부물 이름과 수량을 적어요.

결문에 발신명의와 결재 쓰기발신명의, 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위와 서명, 등록번호와 시행일, 연락처, 공개 구분을 채워요.

결재권자 서명란에는 서명한 날짜도 함께 표시해야 해요. 위임전결이면 전결자 서명란에 "전결"이라고 쓰고 서명하고, 대결이면 대결자 서명란에 "대결"이라고 쓰고 서명합니다. 서명이나 전결 표시를 하지 않는 사람의 서명란은 만들지 않아요.

공문 수신 쓰는 법, 받는 사람이 없으면 내부결재라고 써요

수신란에는 받는 기관이나 사람을 적어요.
내부결재문서처럼 받는 사람이 없으면 수신란에 "내부결재"라고 표시합니다.

수신자가 있으면 수신자명 다음 괄호에 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관을 적어요.
분명하지 않을 때는 "○○업무담당과장"처럼 쓸 수도 있습니다.

예시 1 · 거래처 세 곳에 같은 협조 요청을 보내는 수진 씨수신자가 세 곳이라고 가정하면 두문 수신란에는 "수신자 참조"라고 적어요.
그리고 결문의 발신명의 다음 줄에 수신자란을 따로 만들어 세 곳의 이름을 나열합니다.

협조공문양식, 요청 내용과 붙임을 분명히 적어요

협조공문은 다른 부서나 거래처에 업무상 도움을 요청하는 공문이에요.
민간 회사의 양식 안내에서는 공문을 업무상 요청, 통보, 회신을 공식으로 전달하는 문서로 설명합니다.

협조를 부탁할 때는 제목에 요청 사항이 보이게 쓰고, 계약 관련이면 계약서 양식과 함께, 본문에 무엇을 언제까지 해 달라는지 항목으로 나눠 적으면 읽기 쉬워요.
첨부할 자료가 있으면 붙임에 이름과 수량을 같이 씁니다.

붙임이 한 가지일 때붙임 1부"붙임" 뒤에 첨부물 명칭과 수량을 적어요

붙임이 두 가지 이상일 때1. 2. 로 구분예: 붙임 1. 행사 계획서 1부. 2. 신청서 1부. 끝.

본문이 표로 끝났다면 표의 마지막 칸까지 채웠을 때 표 아래에 "끝"을 씁니다.
표가 중간 칸까지만 채워졌으면 다음 칸에 "이하 빈칸"이라고 적어요.

회사공문양식, 법정 서식을 그대로 쓸지는 받는 곳에 물어보세요

법령상 별지 제1호서식은 행정기관 공문 기준이라서, 회사 공문에 그대로 적용되는지는 알 수 없어요.
그래서 회사 공문은 수신처가 요구하는 형식을 먼저 확인하는 쪽이 안전합니다.

Adobe의 공문 작성 안내에서는 제목을 간결하고 명확하게 쓰고, 회사 직인과 전자서명을 넣는 기능을 예로 들어요.
다만 직인이나 전자서명, 파일 형식을 꼭 요구하는지는 받는 곳마다 달라서 일률로 말할 수 없습니다.

예시 2 · 이메일로 공문을 보내려는 민호 씨거래처에 PDF 공문을 보낸다고 가정하면, 직인을 찍은 파일이 필요한지 먼저 담당자에게 물어보는 게 빨라요.
요구가 없으면 회사 양식에 제목, 본문, 붙임, 담당자 연락처를 갖춰 보내면 됩니다.

공문 항목 번호, 1. 가. 1) 가) 순서로 내려가요

둘 이상의 항목을 나눌 때는 상위부터 하위까지 정해진 순서의 표시를 써요.
1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮ 의 여덟 단계입니다.

필요하면 □, ○, -, ㆍ 같은 특수기호를 항목 표시로 써도 돼요.
항목이 하나뿐이면 번호를 붙이지 않고 문장으로 쓰는 편이 깔끔합니다.

번호는 '폴더 안의 폴더'처럼 안쪽으로 들어갈수록 단계가 하나씩 내려가요. 1. 아래에 가., 가. 아래에 1)이 오는 식입니다.

공문 금액과 날짜, 이렇게 적어요

행정 공문의 금액은 아라비아 숫자 뒤 괄호 안에 한글 금액을 함께 적어요.
규칙에 나온 예시는 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)입니다.

예시 3 · 물품 대금을 공문에 쓰는 지은 씨대금이 250,000원이라고 가정하면 "금250,000원(금이십오만원)"으로 적어요.
숫자와 한글이 서로 맞는지 마지막에 한 번 더 읽어 보면 실수를 줄일 수 있습니다.

날짜는 행정안전부 편람을 인용한 경기도교육청 자료의 예시를 따르면 "2021. 12. 12."처럼 연, 월, 일을 숫자와 마침표로 적고, 월과 일의 앞자리 0은 쓰지 않아요.
시각은 24시각제 숫자로 쓰고 시와 분 사이에 쌍점을 찍지 않아 "15시 20분"으로 적습니다.

공문 보내는 방법, 전자문서로 보내는 게 원칙이에요

행정기관 문서는 직접 처리할 행정기관에 보내는 것이 원칙이고, 필요하면 행정조직 계통에 따라 보낼 수 있어요.
정보통신망으로 보내는 것이 원칙이며, 특별한 사정이 있을 때만 우편이나 팩스를 씁니다.

중요한 문서는 등기우편처럼 보낸 사실을 증명할 수 있는 방법으로 보내야 해요.
문서는 받는 사람에게 도달해야 효력이 생기고, 전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자시스템에 입력된 때를 도달로 봅니다.

고시나 공고처럼 효력 발생 시기를 따로 밝히지 않은 공고문서는 고시·공고한 날부터 5일이 지나면 효력이 생겨요. 소속 기관에 보내는 단순 지시, 자료요구, 업무연락, 공지사항은 전자게시판이나 기관 홈페이지에 게시해도 시행한 것으로 봅니다.

자주 묻는 질문

공문에는 어떤 순서로 내용을 쓰나요?

두문(기관명과 수신), 본문(제목·내용·붙임), 결문(발신명의·결재·연락처) 순서로 써요. 본문이 끝나면 마지막 글자 뒤 한 칸을 띄우고 '끝'을 적습니다.

회사 공문에도 정부기관 공문 양식을 그대로 써야 하나요?

법정 양식은 행정기관 공문 기준이에요. 회사 공문에 그대로 적용되는지는 알 수 없으니, 받는 곳의 제출 안내를 먼저 보세요.

붙임이 2개 이상이면 어떻게 적나요?

본문 끝난 줄 다음에 '붙임'을 쓰고 첨부물 이름과 수량을 적어요. 2가지 이상이면 1., 2.처럼 항목을 나눕니다.

공문에 금액을 쓸 때 한글도 같이 적나요?

행정 공문은 숫자 뒤 괄호에 한글 금액을 함께 적어요. 예: 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원).

내부결재 문서의 수신란에는 무엇을 쓰나요?

받는 사람이 없는 내부결재 문서는 수신란에 '내부결재'라고 적어요.

공문을 썼다면 함께 준비할 문서도 이어서 보세요

공문과 같이 요구받는 문서가 많아요. 재직 확인이 필요하면 경력증명서 양식도 있어요.
필요한 양식을 바로 열어서 쓰면 시간이 줄어듭니다.