경위서 양식 | 법정 서식이 없어서 회사 규정 확인부터 시간순 작성까지

경위서는 법으로 정한 통일 서식이 없어서 회사 규정을 먼저 확인하는 것이 순서예요.
규정이 따로 없다면 인적사항, 시간순 경위, 원인, 조치, 재발방지, 첨부 목록으로 나눠 쓰면 됩니다.

경위서 양식, 정해진 서식은 없고 회사 규정이 기준이에요

근로관계 법령에는 경위서를 따로 규정한 내용이 없어요.
그래서 회사 경위서양식은 법정 서식이 아니라 회사가 정한 문서라고 보면 됩니다.

경위서는 '사건 일지를 남에게 읽히게 정리한 보고서'예요. 정해진 답안지가 없으니 회사가 정한 칸이 있으면 그 칸대로, 없으면 누가 읽어도 상황이 그려지게 칸을 직접 만드는 거죠.

경위서를 내라고 하는 대상과 절차는 단체협약, 취업규칙, 근로계약 같은 사업장 규정으로 정할 수 있어요.
그러니 양식을 찾기 전에 회사 규정에 경위서 항목이 있는지부터 보세요.

상시 10명 이상 근로자를 쓰는 사용자는 취업규칙을 작성해 신고해야 하고, 여기에는 표창과 제재 내용이 들어가요.
제재와 얽힌 경위서라면 해당 규정과 충돌하지 않게 써야 합니다. 사업장 규모가 작아 취업규칙이 없다면 상사나 인사 담당자에게 제출 형식을 직접 물어보는 편이 빨라요.

사고경위서 양식, 이 여섯 칸이면 기본은 갖춰져요

회사에서 정해 준 칸이 없다면 사건 경위서도 아래 여섯 칸으로 나누면 읽기 쉬워요.
민간 서식 예시도 작성자 인적사항, 사건 발생 경위, 개선 계획, 재발방지 항목으로 구성되는 경우가 많습니다.

인적사항소속, 직위, 이름, 작성일을 맨 위에 적어요.

사건 개요어떤 일이 있었는지 한두 문장으로 먼저 밝혀요.

시간순 경위날짜, 시간, 장소, 행위를 한 줄씩 나열해요.

원인과 즉시 조치원인은 확인된 것만, 조치는 실제로 한 것만 적어요.

재발방지앞으로 실제로 할 수 있는 방법만 적어요.

첨부 목록메일, 사진, 로그 같은 증빙을 번호 순서대로 붙여요.

회사가 지정한 항목이 있으면 위 여섯 칸보다 그 항목이 우선이에요. 민간 서식은 참고용일 뿐 법적 기준이 아닙니다.

경위서 작성방법, 시간순으로 사실만 한 줄씩 적어요

경위서에서 가장 중요한 건 '언제, 어디서, 무엇을, 어떻게'가 빠지지 않는 거예요.
공공 작성 예시도 발병 당일 경위와 평소 상태, 원인을 나눠 적고 본문에서 이 네 가지를 확인하도록 구성합니다.

예시 1 · 발주 오류를 보고하는 영업팀 지수 씨가정해서 11월 1일 09시 10분에 발주 수량 오류를 발견했다고 해 볼게요.
'09:10 발주 오류 발견, 09:25 팀장 보고, 10:10 거래처 정정 요청, 14:30 수정 발주 완료'처럼 시간, 행위를 한 줄씩 쓰면 됩니다. 원인은 '승인 단계 누락', 즉시 조치는 '정정 발주', 재발방지는 '이중 확인'으로 나눠 적으면 끝이에요.

시간순 표 형식을 쓰면 날짜, 시간, 장소, 행위를 칸으로 나눌 수 있어서 더 깔끔해요.
글로 풀어 쓰는 깔끔형과 표로 쓰는 시간순 표형 중 제출받는 쪽이 편한 쪽을 고르세요.

법적 결론은 경위서에 미리 적지 않는 게 좋아요.
'괴롭힘이었다', '고의였다' 같은 판단 대신 확인된 사실과 첨부자료를 구분해서 보여 주면 됩니다.

경위서와 시말서 차이, 사실 보고냐 다짐이 붙느냐예요

실무에서는 경위서를 사실과 원인을 보고하는 문서로, 시말서를 여기에 잘못 인정과 다짐이 더해진 문서로 나눠 불러요.
다만 이건 법에서 정한 정의가 아니라 실무상 설명입니다.

사실만 보고할 때경위서확인된 사실과 원인, 조치를 정리해요

책임 인정까지 요구받을 때시말서미확인 사실이나 포괄적 책임은 단정해서 쓰지 마세요

사과나 재발방지 다짐을 반드시 써야 한다는 법 규정은 없어요.
재발방지는 실제로 할 조치만 적고, 회사가 따로 요구하는 문구가 있다면 그에 맞추면 됩니다. 사유 설명이 목적이라면 사유서가 더 맞는 경우도 있어요.

사고경위서 예시, 증빙은 별첨 목록으로 나눠요

메신저 대화, 메일, 사진, CCTV 같은 원본 증빙은 본문에 섞지 말고 별첨으로 빼는 게 읽기 편해요.
목격자 진술 같은 입증자료도 따로 첨부하는 구성이 공공 작성 예시에 나옵니다.

예시 2 · 첨부 번호를 매기는 물류팀 현우 씨가정해서 오류 화면을 11월 1일 09시 12분에 캡처했다고 해 볼게요.
본문 경위의 09:10 항목 옆에 '(첨부 1)'을 달고, 맨 뒤에 '첨부 1. 오류 화면 캡처(2026-11-01 09:12)'를 적으면 본문 순서와 첨부 번호가 맞아요. 거래처 메일이 있다면 '첨부 2'로 이어 붙이면 됩니다.

주민등록번호, 건강정보, 제3자 연락처가 들어 있으면 개인정보 처리에 해당할 수 있어요.
수집, 기록, 저장, 이용이 모두 처리에 포함되니 불필요한 식별정보는 가린 사본을 쓸 수 있는지 회사 규정으로 확인하세요. 동의를 받는 경우라면 처리 목적, 항목, 보유기간, 동의 거부권을 알려야 합니다.

업무 기록을 평소에 정리해 두면 경위를 적을 때 훨씬 수월해요.
매일 업무일지를 남겨 두는 습관이 도움이 되고, 인수 과정에서 생긴 문제라면 인수인계서와 대조해 보세요.

경위서 요구가 부담될 때, 징계인지 사실 확인인지 구분해요

경위서를 쓰라는 요구가 단순한 사실 확인인지 징계에 해당하는 조치인지는 따로 살펴봐야 해요.
사용자는 정당한 이유 없이 징계할 수 없고, 징계규정에 혐의 고지와 변명 기회가 있다면 그 절차를 지켰는지가 쟁점이 될 수 있습니다.

경위서 제출이 해고 절차를 대신하는 문서는 아니에요.
근로기준법 제26조는 해고할 때 적어도 30일 전에 예고하거나 30일분 이상의 통상임금을 지급하도록 정하고, 계속 근로기간 3개월 미만인 경우 같은 예외도 있어요. 그래서 양식 하나만으로 해고 가능 여부를 판단할 수 없습니다.

정당한 이유 없이 반성문을 쓰게 하거나 징계하는 행위는 직장 내 괴롭힘 점검 항목에 올라 있어요. 다만 개별 사안은 사실관계로 판단하고, 요구가 반복되거나 과도하다고 느껴져도 그것만으로 법 위반을 단정할 수는 없습니다.

직장 내 괴롭힘은 우위 이용, 업무상 적정범위 초과, 신체·정신적 고통 또는 근무환경 악화의 3가지 요건으로 설명돼요.
판단할 때는 관계, 장소·상황, 피해 반응, 행위의 내용과 정도, 일회성인지 계속성인지를 종합해서 봅니다.

예시 3 · 같은 내용을 여러 번 고쳐 쓰라는 요구를 받은 은서 씨가정해서 세 번째 수정 요구를 받았다고 해 볼게요.
수정 요청 메일과 제출본을 모두 보관하고, 요구 근거가 회사 규정에 있는지 인사팀에 문의해 보세요. 부당하다고 판단되면 고용노동부 1350 상담에서 온라인 구제신청이나 관할 지방노동위원회 방문·우편·팩스 제출 경로를 확인할 수 있어요.

부당한 조치라면 3개월 안에 구제신청을 생각해 보세요

상시 5명 이상 사업장의 근로자는 부당해고 등이 있었다고 보면 그 날부터 3개월 이내에 노동위원회에 구제를 신청할 수 있어요.
분쟁이 될 만한 사안이라면 제출본, 요구서, 관련 증빙을 모두 보관해 두는 게 안전합니다.

신고나 피해 주장 때문에 해고 같은 불리한 처우를 하면 3년 이하 징역 또는 3천만원 이하 벌금이라는 안내도 있어요.
회사가 괴롭힘 사실을 신고받거나 알게 되면 지체 없이 조사하고, 확인되면 적절한 조치를 해야 합니다. 이때 경위서는 조사 자료의 하나일 수 있지만 조사 절차를 대신하지는 않아요.

괴롭힘 성립 여부는 인터넷 상담만으로 정해지지 않고 사실관계 조사가 필요해요.
그래서 경위서에는 결론을 쓰기보다 확인된 사실을 시간순으로 쌓아 두는 쪽이 유리합니다.

자주 묻는 질문

회사가 정해 둔 경위서 양식이 없으면 무엇을 넣어야 하나요?

작성자 인적사항, 사건 발생 경위, 원인, 즉시 조치, 재발방지, 첨부 목록을 넣으면 기본 틀이 갖춰져요. 날짜·시간·장소·관련자는 시간순으로 한 줄씩 적으세요.

경위서와 시말서는 같은 문서인가요?

실무에서는 구분해서 써요. 경위서는 사실과 원인을 보고하는 문서이고, 시말서는 여기에 잘못 인정과 다짐이 더해진 문서로 설명하는 경우가 많아요. 둘 다 법으로 정한 정의는 아닙니다.

경위서에 사과나 재발방지 다짐을 반드시 써야 하나요?

법으로 정해진 의무는 아니에요. 사실 보고가 목적이라면 재발방지 항목은 실제로 할 조치만 적고, 회사가 지정한 항목이 있으면 그것을 따르세요.

메신저·CCTV·메일을 경위서에 첨부해도 되나요?

원본 로그, 메일, 사진 같은 증빙은 별첨 목록으로 분리해 붙이는 구성이 좋아요. 개인정보가 들어 있으면 불필요한 식별정보를 가린 사본을 써도 되는지 회사 규정을 먼저 확인하세요.

경위서 작성 요구를 거절하면 바로 징계할 수 있나요?

단정할 수 없어요. 경위서 요구가 단순한 사실 확인인지 징계에 해당하는 조치인지 살펴야 하고, 사용자는 정당한 이유 없이 징계할 수 없습니다. 판단이 어려우면 고용노동부 1350에 상담하세요.

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