WORDPDF변환 | 사본 저장으로 PDF 만들고 서식 지키는 순서

WORDPDF변환은 Word에서 파일 > 사본 저장 > PDF 순서로 저장하면 끝나요.
일부 쪽만 저장하기, 글꼴 깨짐 막기, 비밀번호 걸기 같은 옵션도 같은 저장 화면에서 정할 수 있습니다.

워드 PDF 변환, 사본 저장에서 PDF를 고르면 돼요

Word 데스크톱 앱에서는 이미 저장한 문서라면 파일 > 사본 저장으로 들어가요.
아직 저장하지 않은 새 문서라면 파일 > 다른 이름으로 저장이나 사본 저장으로 들어갑니다.

파일 메뉴에서 사본 저장 열기저장한 문서는 사본 저장, 저장 전 문서는 다른 이름으로 저장을 눌러요.

저장 위치 정하기Windows에서는 찾아보기를 눌러 PDF를 둘 폴더를 골라요.

형식 목록에서 PDF 고르기저장 형식 목록에서 PDF(*.pdf)를 선택해요.

저장 누르기저장을 누르면 같은 이름의 PDF 파일이 만들어져요.

PDF는 문서를 사진처럼 한 장씩 굳혀서 포장한 파일이라고 보면 쉬워요. 받는 사람의 컴퓨터에서 열어도 의도한 서식이 그대로 보이도록 만든 형식이라, 인쇄소에 넘기는 문서에도 쓰입니다.

반대로 PDF 파일을 고쳐 써야 한다면 PDF 워드 변환을 보세요.
DOCX 파일이 기준이라면 docx pdf 변환도 같은 방법으로 진행됩니다.

워드 PDF 변환 옵션, 추가 옵션에서 정해요

저장 화면의 추가 옵션 > 옵션에서 PDF 출력 설정을 바꿀 수 있어요.
내보내기 > PDF/XPS 문서 만들기 > PDF/XPS 만들기 경로로 들어가도 옵션을 바꾼 뒤 게시할 수 있습니다.

페이지 범위일부만문서 전체가 아니라 필요한 쪽만 PDF로 만들 때

게시할 내용표시 여부표시가 있는 문서는 변경 내용 추적 포함, 문서는 미포함

책갈피 만들기제목 기준Word 제목(Heading)이나 Word 책갈피를 기준으로 선택

문서 속성·구조 태그선택문서 속성은 선택 상태로 두고, 화면 읽기 프로그램용은 접근성을 위한 문서 구조 태그 사용

예시 1 · 12쪽 보고서에서 3쪽만 보내야 하는 지민 씨(가정)보고서 12쪽 중 3~5쪽만 거래처에 보내야 해요.
PDF 옵션의 페이지 범위를 3~5로 정하면 3쪽짜리 PDF가 만들어지니, 12쪽 전체를 보내고 나서 따로 자를 필요가 없어요.

워드 PDF 서식 유지, 글꼴을 먼저 확인해요

변환 뒤에 모양이 달라지는 가장 흔한 이유는 글꼴이에요.
글꼴을 PDF 안에 포함하지 못한 상태에서 비트맵 옵션도 쓰지 않으면, 받는 사람의 PDF 리더가 다른 글꼴로 바꿔서 보여 줄 수 있습니다.

글꼴 포함은 도시락에 반찬을 직접 싸 가는 것과 같아요. 반찬을 안 싸 가면 식당에 있는 비슷한 반찬이 나오듯, 글꼴이 없으면 PDF 리더가 가진 비슷한 글꼴로 대체돼요.

글꼴을 포함할 수 없으면 글꼴을 포함할 수 없는 경우 텍스트를 비트맵으로 옵션을 쓰세요.
원본과 같은 모양을 유지하도록 글자를 이미지로 출력해 주니 모양은 지켜져요. 글자가 이미지가 되는 만큼 가독성과 파일 크기는 한 번 확인해 보는 게 좋습니다.

온라인 서비스에서 Microsoft가 법적 사용 권한을 갖지 못한 사용자 지정 글꼴은 다른 글꼴로 바뀔 수 있어요. 이런 문서는 글꼴 포함으로 피하세요.

파일 크기가 너무 커졌다면 pdf 용량 줄이기로 이어서 줄여 보세요.
여러 PDF를 하나로 묶어야 한다면 pdf 합치기가 다음 순서예요.

워드 PDF 변경 내용 표시, 게시할 내용으로 정해요

수정 내용을 추적한 문서라면 PDF에 그 표시를 넣을지 먼저 정해야 해요.
게시할 내용에서 표시가 있는 문서를 고르면 변경 내용이 PDF에 포함되고, 문서를 고르면 포함되지 않습니다.

검토자에게 보낼 때표시가 있는 문서수정 내용이 보여야 의견을 주고받을 수 있어요

제출·공유용 최종본문서수정 표시 없이 깨끗한 최종본만 나가요

예시 2 · 팀장 검토 후 거래처에 보내는 서연 씨(가정)팀장에게는 수정 내용이 보이는 PDF를 보내야 해요.
검토가 끝난 최종본은 게시할 내용을 문서로 바꿔 한 번 더 저장하면 거래처에는 수정 표시가 없는 PDF가 나가요. 파일 이름에 검토용, 최종본을 붙여 두면 헷갈리지 않아요.

워드 PDF 책갈피와 보관용 PDF/A, 필요할 때만 켜요

긴 문서는 책갈피를 넣어 두면 PDF 리더 옆 목록에서 원하는 쪽으로 바로 이동할 수 있어요.
책갈피는 Word 제목이나 Word 책갈피 중 어느 것을 기준으로 만들지 옵션에서 고릅니다.

오래 보관할 문서라면 ISO 19005-1 호환(PDF/A) 옵션을 선택해요.
나중에 다른 컴퓨터에서 열어도 문서 모양이 유지되도록 돕는 보관용 형식이고, 출력은 PDF 버전 1.7이에요.

PDF/A는 서류를 액자에 넣어 보관하는 것과 비슷해요. 보기 좋게 다듬어 두는 용도라서, 계속 고쳐 쓸 문서에는 굳이 켜지 않아도 돼요.

워드 PDF 비밀번호, 문서 암호화 옵션을 써요

PDF 열람을 제한하려면 PDF 옵션에서 문서 암호화를 선택하고 비밀번호를 두 번 입력해요.
PDF로 보냈다고 해서 받는 사람이 편집하지 못한다는 보장은 없으니, 접근을 막고 싶을 때는 이 옵션을 따로 켜야 합니다.

비밀번호를 잊어버리면 본인도 열기 어려울 수 있어요. 비밀번호는 원본 Word 파일과 다른 곳에 적어 두세요.

웹용·Mac·iOS 워드 PDF 변환, 경로가 조금씩 달라요

Word 웹용에서는 파일 > 인쇄를 누른 뒤 프린터 목록에서 PDF로 저장을 골라요.
파일명과 저장 위치를 정해 저장하면 원본의 레이아웃과 형식을 보존한 기본 PDF가 만들어집니다.

웹용에는 책갈피 같은 상세 옵션이 없어요.
이런 옵션이 필요하면 문서를 데스크톱 앱에서 열어 변환하세요.

Mac용 Microsoft 365 Word는 파일 > 다른 이름으로 저장(또는 사본 저장) > 파일 형식 > PDF > 저장 순서예요.
다만 인쇄에 최적 설정에서는 하이퍼링크가 올바르게 변환되지 않을 수 있으니, 링크가 중요한 문서라면 저장 뒤 PDF에서 링크를 눌러 확인해 보세요.

iOS용 Word는 왼쪽 위 파일 > 내보내기 > PDF를 누르면 돼요.
한글 파일을 PDF로 바꿔야 한다면 한글 pdf 변환을, 발표 자료라면 ppt를 pdf로 변환을 이어서 보세요.

예시 3 · 출장 중 휴대폰으로 이력서를 보내야 하는 도윤 씨(가정)노트북 없이 iOS Word 앱만 있어요.
파일 > 내보내기 > PDF로 저장하면 그 자리에서 PDF가 만들어지니, 메일에 바로 첨부해 보낼 수 있어요.

워드 PDF 변환 버전, Word 2016부터 2024까지 같은 안내가 적용돼요

데스크톱 PDF 저장·변환 안내의 적용 대상에는 Word for Microsoft 365와 Word 2024, 2021, 2019, 2016이 들어 있어요.
버전이 달라도 사본 저장에서 PDF를 고르는 흐름은 같다고 보면 됩니다.

Adobe Acrobat으로 DOC나 DOCX를 PDF로 바꿀 수도 있어요.
이때는 대응하는 버전의 Microsoft Office가 설치되어 있어야 합니다.

Windows 10이나 11에는 Microsoft Print to PDF라는 기본 유틸리티도 들어 있어요.
인쇄 화면에서 이 프린터를 고르고 폴더와 파일명을 정하면 PDF로 저장되고, 사진 파일이 먼저 있다면 사진PDF변환이 따로 있어요.

자주 묻는 질문

워드 파일을 PDF로 가장 간단하게 바꾸는 방법이 뭔가요?

Word에서 파일 > 사본 저장을 누르고 저장 형식을 PDF로 고른 뒤 저장하면 돼요. 저장하지 않은 새 문서라면 파일 > 다른 이름으로 저장으로 들어갑니다.

12쪽짜리 문서에서 3쪽만 PDF로 만들 수 있나요?

네, PDF로 저장할 때 추가 옵션 > 옵션에서 페이지 범위를 3~5처럼 지정하면 필요한 쪽만 들어가요.

PDF에 수정 내용 표시가 같이 들어가요?

게시할 내용을 표시가 있는 문서로 고르면 들어가고, 문서로 고르면 최종본만 나와요. 검토자에게 보낼 때와 제출용으로 보낼 때를 나눠서 고르세요.

PDF로 보냈는데 받는 사람이 글꼴이 다르다고 해요.

PDF 옵션에서 글꼴을 포함하는지 확인하세요. 글꼴을 넣지 못하는 경우에는 글꼴을 포함할 수 없는 경우 텍스트를 비트맵으로 옵션을 쓰면 모양이 그대로 유지돼요.

PDF로 보내면 상대방이 편집하지 못하나요?

그렇지 않아요. PDF라고 해서 편집이 막히는 것은 아니라서, 열람을 제한하려면 PDF 옵션의 문서 암호화에서 비밀번호를 따로 설정해야 합니다.

PDF 변환 다음 단계로 이어서 보기

워드를 PDF로 바꿨다면 사진이나 다른 파일도 같은 방식으로 정리할 수 있어요.
필요한 변환을 골라 이어서 진행하세요.